Umlaufbeschluss in der Hausverwaltung: Herausforderung ohne Ende?
Aus der Praxis
Ein Umlaufbeschluss ist eine praktische Lösung, wenn wichtige Entscheidungen in der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) anstehen, Sie aber keine Versammlung einberufen wollen. Bei größeren Liegenschaften kann das jedoch schnell zur Herausforderung werden – vor allem, wenn alles manuell abläuft.
Wann ist ein Umlaufbeschluss nötig?
Mit einem Umlaufbeschluss können die Eigentümerinnen und Eigentümer außerordentliche Verwaltungsmaßnahmen ohne Eigentümerversammlung beschließen. Typische Beispiele sind:
- Installation von Photovoltaikanlagen auf dem Dach der Liegenschaft.
- Austausch eines Heizsystems, zum Beispiel der Wechsel von einer Gasheizung zu Fernwärme.
- Einbau von Ladestationen für Elektrofahrzeuge in der Tiefgarage oder auf Gemeinschaftsparkplätzen.
- Sanierung der Tiefgarage oder einer gemeinschaftlichen Fassade.
- Nachrüstung von Rauchmeldern oder anderen Sicherheitsvorrichtungen.
- Einführung eines digitalen Schließsystems oder eines Hausverwaltungsportals.
Bei einem Umlaufbeschluss stimmen die Eigentümer/innen entsprechend ihrer grundbücherlichen Anteile an der Immobilie ab (z. B. 5/100). Dieses Verfahren ist zwar praktisch, kann die Verwaltung aber auch vor enorme organisatorische Herausforderungenen stellen.
Das beinhaltet ein klassischer Stimmzettel:
- Die Liegenschaft, auf die sich der Beschluss bezieht.
- Die konkrete Fragestellung (z. B. „Ich stimme dafür, dass die Gasheizung durch einen Fernwärmeanschluss ersetzt wird.“).
- Felder für die Abstimmung („Ja“ / „Nein“)
- Name und Unterschrift.
So läuft ein manueller Umlaufbeschluss ab
Die Hausverwaltung versendet Stimmzettel mit den wichtigsten Informationen und bekommen sie ausgefüllt zurück. Anschließend wertet sie die Stimmzettel aus und gibt das Ergebnis bekannt.
Das klingt zwar einfach, wird aber schnell zum organisatorischen Albtraum. Vor allem, wenn es sich um eine Liegenschaft mit 40 oder mehr Eigentümer/innen handelt.
Aufwand für Eigentümer/innen
- Umständliche Prozesse: Drucken, ausfüllen, einscannen oder per Post versenden kostet Zeit und Nerven.
- Fehlende Transparenz: Es gibt keine einfache Möglichkeit, den aktuellen Abstimmungsstand einzusehen.
Aufwand für die Hausverwaltung
- Hoher Arbeitsaufwand: Sie müssen die Stimmzettel sortieren, auszählen und in Listen eintragen.
- Fehleranfälligkeit: Wenn Sie die Daten manuell übertragen, riskieren Sie Fehler.
- Zeitaufwand: Der gesamte Prozess dauert in der Regel mehrere Wochen. Während dieser Zeit müssen Sie Anfragen zum Abstimmungsstand beantworten.
Achtung! Eigentümer/innen haben das Recht, das Ergebnis anhand der abgegebenen Stimmen zu überprüfen. Achten Sie darauf, dass Sie die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhalten.
Die Vorteile der Digitalisierung
- Die Software erfasst automatisch alle Stimmen, wertet sie aus und archiviert sie
- Eigentümer/innen werden automatisch erinnert, wenn sie noch nicht abgestimmt haben
- Das Ergebnis wird rechtskonform archiviert
Die bessere Lösung: Der digitale Umlaufbeschluss
Moderne Softwarelösungen machen den Abstimmungsprozess einfacher, transparenter und effizienter.
Vorteile für Eigentümer/innen:
- Die Eigentümer/innen können bequem zuhause abstimmen (z. B. mit einem QR-Code) und jederzeit den aktuellen Stand der Abstimmung einsehen
- Authentifizierung mit ID Austria oder ähnlichen Systemen
- Die Stimmen werden automatisch erfasst, ausgewertet und archiviert
Vorteile für Hausverwaltungen:
- Deutlich geringerer Verwaltungsaufwand und weniger Fehler
- Schnellere Ergebnisse ohne manuelle Nachbearbeitung
- Automatische Benachrichtigungen für Eigentümer/innen
- Effizientere Abläufe sparen Zeit und Kosten
Fazit: Der digitale Umlaufbeschluss spart Zeit und Geld
Ein digitaler Umlaufbeschluss erleichtert die Arbeit der Hausverwaltung. Weniger Papierkram, mehr Transparenz und ein viel geringerer Zeitaufwand sorgen für zufriedene Eigentümer/innen und Verwaltungsangestellte.
Wie wir Hausverwaltungen entlasten können
1. Klare Workflows und Zuständigkeiten
Durch definierte Prozesse können wir Ihre Abläufe automatisieren und effizienter gestalten. Das sorgt für Transparenz und Nachverfolgbarkeit.
2. Digitale Tools für die Schadensabwicklung
Moderne Softwarelösungen helfen, Schäden effizient zu dokumentieren, Statusmeldungen automatisch zu versenden und alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Fotos, Schadensberichte und Kostenvoranschläge leiten Sie einfach mit einem Klick weiter; automatisierte E-Mails informieren Ihre Kunden über den Stand der Dinge und reduziert ständiges Nachfragen.
3. Effiziente Team-Schulungen
Gut geschulte Mitarbeiter machen den Unterschied. Wir bieten Workshops an, um typische Fehler zu vermeiden und die Kommunikation in Konfliktsituationen zu verbessern.
Mit der richtigen digitalen Unterstützung wird die Hausverwaltung nicht nur einfacher, sondern auch effizienter und transparenter – für alle Beteiligten.
Lust auf mehr gute Tipps?
Holen Sie sich wertvolle Tipps, Trends und praxisnahe Lösungen rund um die Digitalisierung direkt in Ihr Postfach. Unser kostenloser Newsletter hilft Ihnen, Prozesse effizienter zu gestalten, Zeit zu sparen und neue Potenziale zu entdecken.
