Aus der Praxis
"Viele Tätigkeiten in der Hausverwaltung werden von außen gar nicht wahrgenommen, kosten aber Zeit."
Die To-do-Liste in der Hausverwaltung ist endlos – besonders, wenn man all die kleinen Aufgaben mitzählt, die Sie zwischendurch erledigen: Unterlagen versenden, Fragen zu Miet- oder Eigentumsverträgen beantworten, Mahnungen versenden und vieles mehr. Ohne digitale Hausverwaltung nehmen diese Aufgaben viel unnötige Zeit in Anspruch.
Aber auch größere Aufgaben stehen regelmäßig an: Mieterwechsel organisieren, Wohnungsübergaben durchführen, Eigentümerversammlungen planen oder neue Kunden gewinnen. Dazu kommen Objektbegehungen, die ebenfalls einen festen Platz auf der Agenda haben und oft mit einer gewaltigen Zettelwirtschaft verbunden sind.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – und wahrscheinlich auch Sie selbst – stehen oft zwischen den Interessen der Eigentümer und der Mieter. Kommuniziert wird in den meisten Fällen per E-Mail oder Telefon – und das oft ohne klare Prozesse oder feste Zuständigkeiten. Jeder macht ein bisschen von allem, oft parallel. Das führt dazu, dass wichtige Informationen nicht sofort verfügbar sind, sondern mühsam zusammengesucht werden müssen. Die Folge sind Fehler und unnötige Mehrarbeit.
Besonders problematisch wird es, wenn Sie E-Mails und Anhänge manuell sortieren und beschriften oder wenn relevante Unterlagen in verschiedenen Ordnern abgelegt sind und nicht sofort griffbereit sind. Dann kann es passieren, dass Aufgaben doppelt erledigt werden oder Fristen verstreichen. Die Konsequenz? Frust auf allen Seiten. Mieter und Eigentümer warten oft zu lange auf Antworten und ärgern sich über unvollständige Auskünfte.
Digitalisierung bringt Struktur und Effizienz in Ihre Abläufe
Hier kommen moderne Softwarelösungen ins Spiel: Digitale Lösungen beseitigen viele der typischen Stolpersteine und machen wiederkehrende Aufgaben wesentlich einfacher und effizienter. Hausverwaltungssoftware oder ein E-Mail-Ticketing-System schaffen Ordnung und sorgen dafür, dass alles an einem zentralen Ort gespeichert ist.
Manche Hausverwalter befürchten, dass die digitale Hausverwaltung zu teuer ist. Doch das ist ein Trugschluss. Die eingesparte Arbeitszeit und die gewonnene Effizienz machen die Investition mehr als wett. Und mit diversen Förderungen für digitale Transformationsprojekte kann sich die Umstellung noch schneller amortisieren.
Digitale Hausverwaltung: Viele Vorteile für alle Beteiligten
Alle Unterlagen an einem Ort: Statt Dokumente und E-Mails mühsam zu durchforsten, sind alle wichtigen Informationen übersichtlich abgelegt und leicht auffindbar. Datenbanken erleichtern die Suche und Sie können gezielten auf alle relevanten Inhalte zugreifen.
Automatisierung spart Zeit: Routineaufgaben wie Mahnungen oder Mietabrechnungen lassen sich automatisieren. Auch immer wieder gestellte Fragen können Sie mit vorgefertigten Antwortvorlagen schnell und effizient beantworten. Das beschleunigt die Kommunikation und reduziert den Arbeitsaufwand erheblich.
Klare Prozesse, bessere Zusammenarbeit: Ein Ticketing-System hilft, Aufgaben im Team besser zu verteilen. Standardisierte Arbeitsabläufe und dokumentierte Zuständigkeiten sorgen für mehr Transparenz und verhindern doppelte Arbeit oder Missverständnisse.
Die digitale Hausverwaltung lohnt sich
Unstrukturierte Abläufe und manuelle Prozesse rauben in der Hausverwaltung wertvolle Zeit. Mit digitalen Lösungen lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren, Arbeitsabläufe strukturieren und Mitarbeiter entlasten.
Ob cloudbasierte Hausverwaltungssoftware oder ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem – die digitale Hausverwaltung spart nicht nur Kosten, sondern sorgt für eine effizientere und stressfreiere Arbeitsweise. Und das zahlt sich am Ende für alle Beteiligten aus.
Übrigens: Im Rahmen von Digitalisierungsoffensiven können Sie für die Umstellungen Förderungen beantragen – und last but not least, unterstützt Sie die digitale Hausverwaltung gerade in Zeiten des vielzitierten Fachkräftemangels. Denn sie entlastet Ihre Mitarbeiter/innen und reduziert die Belastung durch unnötige Routinearbeiten.
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